Connecteur Cabinets
Avenant sur le traitement des renseignements personnels — Connecteur Cabinets
Version 1 — empreinte SHA-256 bcd812b658131ddfe666c8cddf291730fef0d76577b443c9cf0a1af645c99efd
BROUILLON — document en préparation, sans valeur contractuelle.
Avenant sur le traitement des renseignements personnels
Brouillon, version 1. Cet avenant fait partie du contrat de services du Connecteur Cabinets entre {{entite_legale}}, qui fait affaire sous le nom LeadLoup (« nous »), et le cabinet client (« vous »). Il l'emporte sur le contrat pour tout ce qui touche les renseignements personnels.
1. Rôles
- Vous êtes responsable des renseignements personnels contenus dans les dossiers QuickBooks de vos clients (noms, coordonnées et transactions de leurs clients, fournisseurs et employés, notes et pièces jointes). Vous décidez des fins et des moyens : quels dossiers connecter, quels membres y ont accès, ce que vos membres demandent à leur assistant.
- Nous agissons pour vous, comme mandataire ou prestataire de services au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et comme tiers à qui des renseignements sont transférés pour traitement au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Nous traitons ces renseignements seulement pour vous fournir le Connecteur, selon vos instructions. Les demandes que vos membres font au Connecteur au moyen de leur assistant sont vos instructions.
- Pour les renseignements de compte de vos membres (nom, courriel, rôle, phrase de passe chiffrée de façon irréversible, preuves de consentement, journaux techniques), nous sommes responsables : notre politique de confidentialité s'applique.
2. Ce que nous traitons et ce que nous gardons
| Renseignements | Ce que le Connecteur en fait | Ce qu'il garde |
|---|---|---|
| Données des dossiers consultées | Les lit chez Intuit à la demande d'un membre et les transmet à son assistant | Rien, sauf ce qui suit |
| Jetons d'accès d'Intuit | Ouvrent le dossier chez Intuit | Chiffrés, jusqu'au retrait du dossier |
| Modifications faites par le Connecteur | État de l'objet avant et après, pour l'historique et l'annulation | Chiffré, jusqu'au retrait du dossier ou à la suppression des données du cabinet |
| Actions à confirmer | Résumé de l'action et état de l'objet concerné avant et après (tiers, montant, date, lignes) | Chiffré ; jeton valable quelques minutes (quinze au plus en approbation hors bande) ; effacé au plus tard deux jours après son expiration |
| Résumés hebdomadaires, avis et invitations | Préparés pour le cabinet (noms de clients, montants, liens d'invitation) | Chiffrés, 90 jours au plus |
| Journal des modifications | Qui, quand, quelle opération, quel résultat | Sans contenu comptable après le retrait du dossier, jusqu'à la suppression des données du cabinet |
| Preuve de consentement à la connexion d'un dossier | Qui a autorisé, quand, quelle version du texte, adresse IP, navigateur | Six ans après la fin de l'année civile de la fermeture du compte du cabinet (copie conservée à part, sans contenu comptable) |
| Compteurs d'usage | Nombre d'appels par jour | Jusqu'à la suppression des données du cabinet |
Les journaux techniques du serveur ne contiennent ni contenu comptable, ni texte de requête, ni jeton. Le Connecteur n'appelle lui-même aucun modèle d'intelligence artificielle et ne reçoit pas l'historique de vos conversations.
3. Nos engagements
- Fins limitées. Nous ne traitons les renseignements que pour fournir le Connecteur. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons ni pour de la publicité ni pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle, et ne les combinons pas avec d'autres données.
- Personnel. Seules les personnes qui en ont besoin pour le soutien que vous demandez, la sécurité ou l'exploitation y ont accès ; elles sont liées par une obligation de confidentialité.
- Sécurité. Nous appliquons des mesures raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, dont : séparation des cabinets imposée dans chaque requête à la base de données ; chiffrement des jetons, des images avant et après, des résumés et des avis, avec une clé propre à votre cabinet ; phrases de passe conservées sous forme de condensat ; lecture seule par défaut ; confirmations côté serveur ; journaux techniques sans contenu comptable. Nous ne prétendons à aucune certification.
- Hébergement. Le serveur et la base de données sont hébergés à Beauharnois (Québec), chez {{hebergeur}}. Les copies de sauvegarde, où les champs chiffrés selon l'article 3.3 le restent, sont gardées à {{lieu_sauvegardes}}.
- Demandes des personnes. Si une personne nous demande d'accéder à ses renseignements, de les faire rectifier ou de les retirer, nous vous transmettons sa demande sans délai et vous aidons à y répondre dans les délais de la loi.
4. Sous-traitants et autres services
| Service | Rôle | Renseignements touchés | Lieu |
|---|---|---|---|
| {{hebergeur}} | Hébergement du serveur et de la base de données | Toutes les données gardées, dont les champs sensibles sont chiffrés (article 3.3) | Beauharnois (Québec) |
| {{fournisseur_courriel}} | Envoi des invitations, avis et résumés hebdomadaires | Courriels des membres ; noms de clients et montants des résumés | Indiqué avec le nom du fournisseur |
| {{fournisseur_paiement}} | Paiement de l'abonnement | Coordonnées de facturation du cabinet ; aucune donnée des dossiers | Indiqué avec le nom du fournisseur |
| Intuit (QuickBooks Online) | Source des données : le Connecteur y accède en votre nom, avec l'autorisation d'une personne administratrice du dossier | Les données des dossiers, selon les conditions qu'Intuit applique à son client | Selon Intuit |
Votre assistant n'est pas notre sous-traitant. Les données que vos membres consultent passent par leur compte Claude (Anthropic) ou ChatGPT (OpenAI). Ce compte est choisi, payé et réglé par vous ou vos membres, et ces données y sont traitées selon les conditions de ce fournisseur, possiblement hors du Québec et du Canada. Nous ne leur transmettons rien de notre propre initiative. Il vous revient d'évaluer cet usage (y compris, au besoin, l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qu'exige la loi du Québec avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec) et d'en informer vos clients.
Changement de sous-traitant. Nous vous avisons par écrit au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant. Si vous vous y opposez pour un motif raisonnable, vous pouvez mettre fin au contrat sans frais avant le changement. Nous lions chaque sous-traitant par écrit à des obligations de protection au moins équivalentes à celles du présent avenant.
5. Incident de confidentialité
- Un incident de confidentialité est l'accès à un renseignement personnel, son utilisation ou sa communication non autorisés par la loi, ou sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.
- Si nous avons des raisons de croire qu'un incident touche des renseignements de vos dossiers, ou qu'une personne a violé ou tenté de violer une obligation de confidentialité à leur égard, nous vous en avisons sans délai, et au plus tard 24 heures après en avoir pris connaissance, par courriel à vos administrateurs. L'avis décrit, selon ce que nous savons à ce moment : la nature de l'incident, les renseignements et les dossiers touchés, le moment où il s'est produit, les mesures prises pour réduire le risque, et la personne à joindre. Nous le complétons à mesure que nous en apprenons.
- Nous prenons sans délai les mesures raisonnables pour diminuer le risque qu'un préjudice soit causé et éviter qu'un incident de même nature se reproduise.
- Vous évaluez le risque de préjudice sérieux et décidez des avis à la Commission d'accès à l'information, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et aux personnes concernées ; vous tenez votre registre des incidents. Nous vous donnons les renseignements dont vous avez besoin et tenons notre propre registre des incidents qui touchent nos systèmes, conservé au moins cinq ans.
6. Conservation, retrait et suppression
- Retrait d'un dossier, à la demande d'un administrateur : l'accès est révoqué chez Intuit, puis les jetons et les images avant et après sont supprimés aussitôt. Restent la preuve du consentement et un journal sans contenu comptable. Les résumés hebdomadaires déjà produits sont supprimés au plus tard 90 jours après leur création. Deux exceptions : si une même entreprise QuickBooks est aussi connectée par un autre cabinet avec notre application, nous détruisons nos jetons sans révoquer chez Intuit, pour ne pas couper l'accès de l'autre cabinet ; si Intuit ne confirme pas la révocation, le retrait demandé par un administrateur dans le tableau de bord est refusé et rien n'est supprimé ; en cas d'impossibilité durable, nous pouvons détruire nos jetons quand même, sur demande, et l'application reste alors autorisée dans QuickBooks jusqu'à ce qu'une personne administratrice du dossier la déconnecte.
- Déconnexion faite dans QuickBooks : le Connecteur la constate au prochain appel d'un membre ou, au plus tard, au résumé hebdomadaire suivant (dans les 7 jours) tant que le service est actif ; si le compte du cabinet est suspendu, au prochain renouvellement des jetons (dans les 30 jours). Il marque alors le dossier « à reconnecter » ; un administrateur peut ensuite nous demander de le retirer.
- Fin du contrat : accès révoqués à la fermeture ; suppression dans les 30 jours suivant la fermeture (révocation chez Intuit, avec les exceptions de l'article 6.1, suppression des données, destruction de la clé de votre cabinet), à l'exception des preuves du consentement à la connexion des dossiers et de la preuve de signature du contrat, conservées à part, sans contenu comptable, jusqu'à six ans après la fin de l'année civile de la fermeture ; copies de sauvegarde expirées au plus tard 30 jours après cette suppression. Avant la fermeture, vous pouvez obtenir une copie de vos données dans un format structuré.
- Suppression sur demande : un administrateur peut nous demander en tout temps de retirer un dossier ou de supprimer les données du cabinet ; nous le faisons dans les 10 jours ouvrables, sauf ce que la loi nous oblige à garder.
- Preuves : sur demande, nous vous remettons le rapport de suppression et les preuves de consentement de vos dossiers (version et empreinte du texte, dates, dossier ; l'identité du membre, l'adresse IP et le navigateur sur demande écrite).
7. Vérification
Sur demande écrite, au plus une fois par année ou après un incident, nous répondons à vos questions sur nos mesures de protection et vous remettons la documentation qui les décrit. Une vérification sur place, s'il y a lieu, se fait à vos frais, à une date convenue, sans accès aux données des autres cabinets.
8. Durée
Le présent avenant s'applique tant que nous détenons des renseignements personnels de vos dossiers, même après la fin du contrat.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels chez LeadLoup : {{responsable_rp}}, {{courriel_rp}}.